Brak wiedzy jak zachowują się systemy IT czy biletowe, brak świadomości o sposobie poruszania się widzów po stadionie i w jego obrębie (np. zbyt mała liczba miejsc parkingowych i niedostateczna liczba środków komunikacji miejskiej) to tylko niektóre zagrożenia wynikające z rezygnacji z organizowania sierpniowych imprez na stadionie przy al. Śląskiej. Kluczowe pytanie dotyczące wrześniowych imprez wbrew pozorom nie brzmi: czy zdążymy z odbiorami stadionu przed nimi, ale czy będą one bezpieczne?

Bezpieczeństwo na nowym stadionie Cz. 1.

11 sierpnia 2011, autor: Radosław Szmit

Już w marcu pisałem, że największe zagrożenie z organizowaniem imprez na wrocławskim stadionie to wcale nie mecze podczas Euro 2012. Najważniejsze testy obiekt, jego otoczenie i służby odpowiedzialne za zapewnienie widzom bezpieczeństwa, przejdą od sierpnia do października, kiedy na stadionie planowanych jest od 8 do 10 imprez masowych.

Jednak od tego czasu sporo się zmieniło.
Według planów miasta sierpień miał być miesiącem testów na nowym stadionie. Zakładano, iż podczas kilku meczów z ograniczoną widownią zostaną przetestowane systemy IT, telewizji przemysłowej, sposoby wejścia i wyjścia oraz infrastruktura okołostadionowa. Wszystkie te elementy składają się na bezpieczeństwo uczestników imprez masowych.
Do planowanych testów jednak nie doszło z powodu trwających ciągle intensywnych prac budowlanych, tak na stadionie, jak i w jego okolicach. Niesie to niebezpieczeństwo chaosu i braku odpowiedniej organizacji podczas pierwszych imprez na stadionie (Monster Jam, walka Adamek-Kliczko oraz koncert Georga Michaela).

Brak wiedzy jak zachowują się systemy IT lub np. biletowe, brak świadomości o sposobie poruszania się widzów po stadionie i w jego obrębie czy np. zbyt mała liczba miejsc parkingowych i niedostateczna liczba środków komunikacji miejskiej może spowodować, że pozytywne wrażenia z ww. imprez widoczne w telewizji nie przełożą się na zadowolenie i satysfakcję widzów. Może to pociągnąć za sobą negatywną opinię o Wrocławiu i o braku umiejętności włodarzy miasta w kwestii zapewnienia odpowiedniego komfortu widzom.

Organizacja imprezy masowej wiąże się z wieloma ważnymi czynnikami i aspektami, które muszą być rozważone i opracowane na długo przed taką imprezą. Zasadniczo przyjmuje się, że aspekty te można podzielić na siedemdziesiąt głównych grup (wg założeń specjalistów brytyjskich).

Postaram się przybliżyć te punkty.

Zasada pierwsza oraz podstawowa: rozróżniajmy pojęcia związane z zarządzaniem imprezą masową i grupą ludzi od jej kontroli. Jako widzowie jesteśmy zarządzani w momencie, kiedy wszystko jest ok i impreza toczy się zgodnie z założeniami organizatorów. Natomiast w przypadku np. wybuchu pożaru poprzez odpowiednie służby jesteśmy kontrolowani (np. do wyjść ewakuacyjnych). W tym drugim przypadku stosowane są odpowiednio wcześniej przygotowane plany działania w momentach zagrożenia. Z zasady wiadomo też, że lepiej zarządzać niż kontrolować grupą osób.

Kolejnym ważnym aspektem, który musi być brany pod uwagę przez organizatorów to odpowiednie zaplanowanie każdej z imprez oraz świadomość, że żadna impreza nie jest taka sama. Organizatorzy powinni więc przeanalizować za każdym razem (przed i zaraz po zakończeniu) takie aspekty jak rodzaj imprezy, jej miejsce i czas, wszystkie organizacje, które są odpowiedzialne za jej przebieg, sposób informowania o imprezie, jakie zasoby będą potrzebne, na jakie potencjalne problemy możemy się natknąć i co należy czynić w każdym z takich przypadków. Oczywiście ważnymi sprawami są też liczba osób biorących udział w imprezie oraz ich przekrój i status społeczny (inaczej będą się zachowywali widzowie koncertu muzyki klasycznej, a inaczej kibice dwóch klubów rozgrywających lokalne derby).

Bardzo często zdarza się, że organizatorzy ‘spoczywają na laurach’ po zakończeniu imprezy, która była sukcesem (tak medialnym, jak i organizacyjnym) i nie przykładają wystarczająco dużo wysiłku do organizacji kolejnej, licząc na to, że skoro wcześniej było dobrze, to i następnym razem tak będzie. Dotyczy to również widzów, którzy często zakładają, że skoro podczas jednej imprezy na stadionie było komfortowo i bezpiecznie to na pewno będzie tak samo następnym razem. Pamiętajmy, że do każdego meczu lub koncertu należy się przygotować (np. sprawdzić połączenia tramwajów, odpowiednio wcześnie wyjść/wyjechać, zorientować się w posiadanym miejscu na stadionie itp.).

Następną zasadą są testy wszelkich systemów, które będą użyte podczas imprezy masowej. Z zasady testy takie powinny być wykonywane przynajmniej dwukrotnie: na dzień przed imprezą oraz na kilka godzin przed jej rozpoczęciem. Ważne jest aby w przypadku usterki mieć tzw. Plan B, który zastąpi działanie np. systemu biletowego. Dodatkowo należy zapewnić odpowiednią komunikację pomiędzy służbami odpowiedzialnymi za organizację i zarządzanie imprezą masową. Już dziś wiadomo, że we Wrocławiu takich testów nie będzie, oraz, że utrudniona będzie kwestia komunikacji wokół stadionu (brak dojazdu tramwajami, ograniczona liczba miejsc parkingowych, brak buspasów i odpowiedniej ilości taboru, który mógłby obsłużyć imprezy na ponad 40 tys. widzów).

Przed każdą imprezą masową organizatorzy (oraz po części uczestnicy) powinni zadać sobie pytanie: a co jeśli… ? Spróbujmy za każdym razem zastanowić się „co jeśli tramwaj nie przyjedzie na czas” lub „co jeśli wyjadę za późno i wszystkie miejsca parkingowe przy stadionie będą zajęte”? Czy będziemy wtedy narzekać na własne (i organizatorów) nieprzygotowanie, czy też zastosujemy wyjście awaryjne? Zastanówmy się również jakie ryzyka mogą na nas czekać (np. czy jest możliwość napotkania pseudokibiców przeciwnej drużyny i co w takim przypadku zrobimy?). W przypadku organizatorów ustalenie ryzyka to jedna z najważniejszych kwestii. Ryzykom muszą być nadane priorytety a następnie na każde z nich powinien zostać przygotowany plan wyjścia z takiej sytuacji.

Bezpieczeństwo na nowym stadionie Cz. 2

We wrześniu, gdy będą pierwsze imprezy na stadionie przy al. Śląskiej jego okolice nie będą jeszcze w pełni gotowe. Organizatorzy i widzowie muszą się przygotować tak na utrudnienia, jak i na niedogodności, które z kolei mogą się przełożyć na np. dłuższy czas oczekiwania na wejście lub wyjście (wjazd lub wyjazd) ze stadionu i okolic.

W zeszłym tygodniu przedstawiłem wstępnie kilka zasad, którymi powinni się kierować, i o których powinni pamiętać tak organizatorzy, jak i uczestniczy imprez masowych. W dzisiejszej części będzie mowa o kolejnych ważnych, pod względem bezpieczeństwa, aspektach.

Z terenem stadionu we Wrocławiu graniczy działka, na której potencjalnie w ciągu następnych kilkunastu (kilkudziesięciu?) miesięcy ma powstać galeria handlowa. Obecnie na działce prowadzone są wstępne prace związane z wykopem pod fundamenty. Budowa taka stwarza potencjalnie problemy i zagrożenia, o których muszą pamiętać tak organizatorzy, jak i uczestnicy. W tej konkretnej sytuacji jest to m.in. problem z osuwającą się skarpą i koniecznością zamknięcia części chodnika od strony Alei Śląskiej. Musimy też pamiętać, że bardzo prawdopodobne będzie, iż sam stadion i jego okolice nie będą oddane do użytku w pełni, a co za tym idzie, organizatorzy i widzowie muszą się przygotować tak na utrudnienia, jak i na niedogodności, które z kolei mogą się przełożyć na np. dłuższy czas oczekiwania na wejście lub wyjście (wjazd lub wyjazd) ze stadionu i okolic.

Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez organizatorów jest dobór niewykształconej kadry bez doświadczenia przy pracach związanych z organizacją i zarządzaniem (lub kontrolą) imprezami masowymi. Takie ryzyko istnieje również we Wrocławiu. Musimy pamiętać, że ostatnią kilkudziesięciotysięczną imprezę masową organizowaną na stadionie mieliśmy we Wrocławiu kilkanaście lat temu przy okazji Grand Prix na żużlu. Oczywiście, niemal co roku organizujemy Sylwestra na Rynku, mamy też doświadczenie wyciągnięte z organizacji wizyt papieskich, lecz tak jak wspominałem w poprzednim tekście, każda impreza jest inna i nie można do nich podchodzić w ten sam sposób. Wrocław nowego stadionu będzie się dopiero uczył. Ze względu na nowość tego obiektu i jego okolicy, zainstalowanych systemów, sposobu komunikacji do i ze stadionu (tak indywidualnej, jak i zbiorowej) prawdopodobnie potrwa to około roku. Standardy UEFA stanowią, iż stadion musi być użytkowany przed mistrzostwami przynajmniej pół roku (pół piłkarskiego sezonu). Ma to na celu wyeliminowanie usterek i wyciągnięcie wniosków z popełnionych błędów. Możemy więc oczekiwać, iż w ciągu najbliższych kilkunastu miesięcy, osoby pracujące przy organizacji imprez masowych będą się uczyły na ‘żywym organizmie’, którego częścią będą m.in. widzowie. Pamiętać o tym powinni również uczestnicy imprez masowych. W momencie, kiedy będziemy odpowiednio reagowali na wydawane komendy i polecenia służb dbających o nasze bezpieczeństwo (np. stewardów), ich praca będzie łatwiejsza.

W tym momencie dochodzimy do jednego z najważniejszych aspektów bezpieczeństwa imprez masowych: zachowania odpowiednich standardów w komunikacji z uczestnikami/widzami. Organizatorzy powinni opracować jasne i klarowne komunikaty, którymi będą się z widzami komunikować. Nie chodzi tylko i wyłącznie o sytuacje zagrożenia zdrowia lub życia, ale np. zachowanie odpowiedniego poziomu informacji dla osób, które czekają w kolejce po bilety, lub tłoczą się przy jednej z bramek prowadzących na stadion. Przykłady braku komunikacji w takich sytuacjach mogliśmy zaobserwować np. podczas pierwszych imprez organizowanych na nowym stadionie w Poznaniu, kiedy to brak informacji powodował zniecierpliwienie i wzrost agresji wśród osób, które oczekiwały na wejście na stadion. Ważne też, aby widzowie, w momencie, kiedy np. zauważą sytuację lub działania, które mogą w jakikolwiek sposób zagrażać zdrowiu lub życiu, informować np. stewardów. Często brak informacji jest gorszy od informacji negatywnej.

Pamiętajmy, że kamery telewizji przemysłowej oraz wzrok (lub słuch) organizatorów nie sięgają wszędzie. W kwestii komunikacji ważne jest też informowanie widzów o samej imprezie już na kilkanaście tygodni przed jej rozpoczęciem. Informacje powinny być rzetelne, klarowne oraz być stopniowane. Zakłada się, iż na 3-4 tygodni przed imprezą w mediach powinny pojawić się informacje dotyczące komunikacji zbiorowej i indywidualnej w dniu imprezy (tak dla osób biorących udział w imprezie, jak i mieszkańców, którzy są biernymi obserwatorami i nie biorą udziału w imprezie), czasie otwarcia bram (np. przed koncertem), miejscach parkingowych dla osób zmotoryzowanych lub możliwości pozostawienia samochodu i skorzystania z systemu parkuj i jedź. Informacje takie powinny być opatrzone czytelnymi mapkami sytuacyjnymi. Im bliżej imprezy tym częściej powinny pojawiać się również komunikaty o ewentualnych zmianach i potencjalnych zagrożeniach (np. lokalne korki, konieczność objazdów itp.). W przypadku imprez organizowanych na nowym wrocławskim stadionie pierwsze szczegółowe informacje dotyczące np. sposobu dojazdu do stadionu tramwajem lub autobusem powinny pojawić się już w zeszłym tygodniu.

Jak ważne jest sprawne zorganizowanie transportu zbiorowego i indywidualnego oraz odpowiednia informacja o tym mogliśmy przekonać się w ostatnią sobotę, kiedy po raz pierwszy zorganizowano mecz na gdańskiej PGE Arenie.

Bezpieczeństwo na nowym stadionie Cz.  3

Biorąc pod uwagę obecny stan zaawansowania prac na stadionie i wokół niego, można z dużym prawdopodobieństwem stwierdzić, że widzowie będą musieli się przygotować na dodatkowe „doznania” oraz „uciążliwości”.

Kontynuujemy cykl związany z organizacją imprez masowych w kontekście wrocławskiego stadionu na Pilczycach. Tym razem skupimy się na tym czego powinniśmy oczekiwać podczas dwóch imprez we wrześniu, oraz dodatkowo – podczas tzw. zwiedzania budowy połączonego z oficjalnym treningiem piłkarzy Śląska Wrocław. Podpowiemy również jak zaplanować podróż, pobyt na stadionie i powrót z niego.

Pisząc o podstawach informowania uczestników o imprezach wspomniałem, że już na kilka tygodni przed daną imprezą powinny być znane drogi dojazdu, regulacje dotyczące parkowania lub dojścia na stadion i bezpiecznego powrotu z niego. Tymczasem na mniej jak dwa tygodnie do pierwszej imprezy organizatorzy zawodów ciągle nie zamieścili chociażby przybliżonych informacji na ww. tematy. Powoduje to zniecierpliwienie osób, które już kupiły bilety oraz nie pomaga w sprzedaży kolejnych. Mamy sytuację, w której brak informacji szkodzi i pokazuje nieprofesjonalne podejście do organizacji imprezy. Nie znając szczegółów dotyczących np. sposobu dojazdu wiele osób posiadających wejściówki nie może zaplanować odpowiednio swojego czasu, a w przypadku kiedy są to osoby spoza granic Wrocławia, opóźnia np. kupno biletów na pociąg.

Biorąc pod uwagę obecny stan zaawansowania prac na stadionie i wokół niego, można z dużym prawdopodobieństwem stwierdzić, że widzowie będą musieli się przygotować na dodatkowe ‘doznania’ oraz ‘uciążliwości’. Planując wizytę na stadionie pamiętajmy więc o następujących zasadach:

1. Jeśli nie jesteśmy z Wrocławia i nie znamy topografii miasta przed przyjazdem postarajmy się przynajmniej ogólnie zorientować w lokalizacji stadionu i jego okolicy. Pamiętajmy również, że przed imprezą drogi wokół mogą nie być w pełni przejezdne lub w ogóle wyłączone z ruchu. Nie kierujmy się więc tylko i wyłącznie wskazaniami urządzeń GPS, ale obserwujmy znaki. W przypadku Wrocławia możemy oczekiwać, że największe utrudnienia będą na Autostradowej Obwodnicy Wrocławia (A8) w okolicy węzła i zjazdu na stadion, na ulicach: Lotniczej, Kosmonautów oraz Pilczyckiej, na Alei Śląskiej tuż przy stadionie, na obwodnicy śródmiejskiej (ul. Na Ostatnim Groszu i ul. Milenijna). Byłoby wskazane aby miasto zdecydowało się na wydzielenie na ul. Legnickiej i Lotniczej pasa dla ruchu autobusów, które będą dowoziły widzów z centrum (np. z Placu Jana Pawła II). Jeśli tak będzie to nie blokujmy tego pasa i pomagajmy kierowcom autobusów na szybsze i łatwiejsze włączenie się do ruchu.

2. Jeśli przyjechaliśmy do Wrocławia samochodem i chcielibyśmy zaparkować przy stadionie, pamiętajmy, że dostępnych będzie tylko 3000 miejsc. W przeliczeniu na widzów będzie to pomiędzy 8 a 10 tys osób (kiedy stadion może pomieścić ponad 40tys). Przyjedźmy na przystadionowy parking w miarę wcześnie, pamiętając, że na pewno natrafimy na korki i utrudnienia. Najlepszą opcją byłby przyjazd do Wrocławia na kilka godzin wcześniej oraz zaparkowanie auta na jednym z ogólnodostępnych parkingów w mieście (dodatkowo miasto powinno utworzyć parkingi typu parkuj-i-jedź, z których będą mogli skorzystać przyjezdni) oraz dojazd tramwajem (pętla Pilczyce) lub autobusem (w kierunku stadionu regularnie jeździ kilka linii, najlepszym sposobem na sprawdzenie aktualnego dojazdu jest skorzystanie z serwisu www.jakdojade.pl.) Pamiętajmy, że we Wrocławiu trasy i czasy odjazdów komunikacji miejskiej zmieniają się jak w kalejdoskopie. Sprawdzajmy też na bieżąco informacje, które powinny być zamieszczane na stronach www.wroclaw.pl, www.stadionwroclaw.pl oraz fejsbukowej tablicy wrocławskiego stadionu. W normalnych warunkach dojazd autobusem z centrum (Plac Jana Pawła II) do stadionu (np. przystanek Dworska lub Królewiecka) zajmuje około 25-30min. W przypadku wrześniowych imprez należy liczyć się z czasem wydłużonym nawet o 15-20min. We wrześniu będzie można dojechać tramwajem (linie 3, 10, 20, 23, 32 Plus, 33 Plus) niemal pod stadion (Pętla Pilczyce). Organizatorzy powinni dodatkowo uruchomić linie specjalne, które pomogą przetransportować widzów przed i po imprezie.

3. Pamiętajmy aby odpowiednio wcześnie wyjść lub wyjechać. Załóżmy sobie odpowiedni bufor czasowy, dzięki któremu nie spóźnimy się na imprezę. Najgorsze co można zrobić to przyjść ‘na ostatnią minutę’. Bramy stadionu przed imprezami będą otwarte już na około 2 (lub 3) godziny przed rozpoczęciem. Wykorzystajmy ten czas i zostawmy sobie przynajmniej godzinny bufor. Nawet jeśli będziemy wcześniej to będziemy mieli więcej czasu na spokojne odnalezienie własnego miejsca na stadionie.

4. Sprawdźmy, w której części stadionu kupiliśmy bilet. Zorientujmy się, od której strony będzie nam najwygodniej wejść, tak aby np. nie obchodzić całego stadionu i niepotrzebnie generować potoków pieszych. Pamiętajmy, że widzów będzie kilkadziesiąt tysięcy, oraz, że każdy z nich będzie chciał szybko i wygodnie dostać się na stadion. Idąc od razu na wyznaczony sektor pomożemy nie tylko sobie, ale i innym uczestnikom i widzom imprez. Pomożemy również organizatorom w sprawniejszym zarządzaniu ruchem.

5. Jeśli mieszkamy we Wrocławiu przy dojeździe na stadion skorzystajmy z komunikacji publicznej oraz autobusów i tramwajów specjalnych. Nie wykorzystujmy na siłę samochodu, ponieważ tworzyć to będzie niepotrzebnie dodatkowy ruch w okolicach stadionu. Jeśli już musimy skorzystać z auta, pamiętajmy o ogólnodostępnych parkingach, z których można dostać się na stadion autobusem, tramwajem lub na pieszo. Często po imprezie szybciej jest dojść do samochodu nawet 2-3km (20-30min na pieszo) do parkingu, który nie jest położony przy stadionie niż czekać w korku na wyjazd. Ostatnio taka sytuacja miała miejsce w Gdańsku, gdzie znacznie szybciej do domu powróciły osoby, które zaparkowały nawet 3-4km od stadionu i doszły do pozostawionego samochodu, niż te, które próbowały parkować „jak najbliżej się dało”. Świetnym sposobem na szybkie dotarcie na stadion i jeszcze szybszy powrót do domu będzie rower. Ta metoda transportu sprawdziła się podczas pierwszych imprez np. na stadionie w Gdańsku – było znacznie szybciej i sprawniej niż samochodem.

6. Na stadion nie zabierajmy plecaków lub większych toreb. Zamiast parasolki zaopatrzmy się w nieprzemakalną pelerynę, którą można złożyć w niewielką kostkę i schować do kieszeni. Ubierzmy też wygodne buty (szpilki lub buty na koturnach nie są wskazane) pamiętając, że tak naprawdę czeka nas sporo chodzenia. Zapoznajmy się z regulaminem imprezy (często wycinki z regulaminu są wydrukowane na odwrocie biletu) oraz przestrzegajmy go.

Tyle uwag w części trzeciej. Kolejne już w przyszłym tygodniu. Tak jak poprzednio liczymy na Państwa pytania i sugestie.

Powyższe uwagi dotyczą sytuacji, kiedy stosowane są tzw. dobre praktyki organizacji imprez masowych (np. wykorzystanie parkingów parkuj-i-jedź, wydzielone pasy ruchu dla autobusów, dodatkowe linie autobusowe i tramwajowe, odpowiednia ilość osób zarządzających oraz pomagających uczestnikom imprezy masowej itp.). Niestety ze względu na szczątkowe informacje o wrześniowych imprezach ze strony organizatorów na dzień pisania tego tekstu, prosimy czytelników o zrozumienie, ponieważ nie jesteśmy w stanie podać bardziej dokładnych danych, które w pełni odwzorowałyby przebieg i zamierzenia urzędu miasta i innych stron odpowiedzialnych za wrześniowe imprezy.

————————–
Autor jest niezależnym specjalistą pracującym w temacie imprez masowych od ponad 10 lat. Doświadczenie oraz wiedzę teoretyczną dotyczącą psychologii i socjologii zachowań tłumów, sposobów pracy, metod i technologii wykorzystywanych przy organizacji imprez masowych zdobył w Wielkiej Brytanii, pracując m.in. z osobami odpowiedzialnymi za organizację meczów Celticu Glasgow, Dundee FC i Dundee United oraz wykładowcami University of St. Andrews, University of Dundee i University of Abertay Dundee. Obecnie współpracuje z Towarzystwem Upiększania Miasta Wrocławia.